Dự án thực tế đã triển khai
Hệ thống quản lý vận hành cửa hàng
Một dự án phần mềm nội bộ giúp quản lý công việc hằng ngày, yêu cầu nội bộ, điều phối ca, tồn kho, điều chuyển và các bước phê duyệt trong cùng một nền tảng, để vận hành cửa hàng diễn ra rõ ràng hơn, ít đứt đoạn hơn giữa các bộ phận và có thể theo dõi theo từng cửa hàng cụ thể.
Custom Software
Operations management
Internal requests
Shift coordination
Inventory workflow
Store operations
Hình ảnh từ dự án
Bối cảnh dự án
Một cửa hàng vận hành trơn tru cần nhìn rõ công việc, yêu cầu và trách nhiệm của từng bộ phận trong cùng một dòng chảy
Ở môi trường cửa hàng, rất nhiều việc diễn ra song song: công việc trong ngày, yêu cầu nội bộ, điều phối ca, kiểm kê, điều chuyển, phê duyệt và các cập nhật phát sinh từ nhiều bộ phận. Khi tất cả những việc đó nằm rải rác ở nhiều nơi, đội ngũ rất khó biết việc nào đang ưu tiên, ai đang phụ trách, bước tiếp theo của từng yêu cầu là gì và mỗi cửa hàng đang vận hành ra sao so với phần còn lại.
Challenge
Những bài toán chính cần giải quyết
Nếu các đầu việc trong ngày không được gom lại theo một cách dễ theo dõi, đội ngũ vận hành sẽ rất khó biết nên bắt đầu từ đâu và việc nào đang chậm.
Những việc như sửa thiết bị, bổ sung hàng, hỗ trợ khách hay vệ sinh khu vực đều cần một cơ chế tiếp nhận, phân công và cập nhật trạng thái minh bạch hơn.
Nếu không có thông tin như khu vực, mức ưu tiên, hạn cần hỗ trợ, người phụ trách đề xuất hay tệp đính kèm, nhiều yêu cầu sẽ rất dễ bị xử lý chậm hoặc hiểu sai.
Chỉ cần một ca thiếu người hoặc lệch phân bổ là hiệu quả phục vụ đã bị ảnh hưởng, nên tình trạng ca làm cần được theo dõi rõ và cập nhật kịp thời.
Nếu kiểm kê, thiếu hàng và điều chuyển không nằm trong cùng một logic vận hành, việc xử lý sẽ chậm và dễ phát sinh sai lệch giữa các bộ phận.
Nhiều yêu cầu nội bộ cần sự xác nhận hoặc chuyển tiếp giữa các nhóm, nên hệ thống phải đủ rõ để tránh việc mọi thứ bị kẹt ở một bước nào đó quá lâu.
Khi có nhiều cửa hàng, việc theo dõi tồn kho, nhân sự, yêu cầu và hiệu suất xử lý theo từng địa điểm trở nên khó hơn rất nhiều nếu thiếu một góc nhìn chung.
Không chỉ biết có bao nhiêu việc, mà còn cần biết đã hoàn tất bao nhiêu, còn bao nhiêu đang xử lý, có bao nhiêu việc quá hạn và tỷ lệ hoàn thành ra sao.
Ở môi trường vận hành, việc tìm lại mã phiếu, in phiếu kiểm kê hay xuất báo cáo không phải chuyện phụ, mà là nhu cầu diễn ra thường xuyên mỗi ngày.
Giải pháp triển khai
Cách mình xử lý bài toán này
Hệ thống được tổ chức để người quản lý mở vào là thấy ngay công việc hôm nay, yêu cầu chờ xử lý, phiếu điều chuyển, ca đang hoạt động và các tín hiệu cần chú ý.
Các khu vực như việc cần làm, theo dõi yêu cầu và thông báo nội bộ được đặt gần nhau để đội ngũ không phải chuyển qua lại quá nhiều nơi để nắm tình hình.
Form tạo yêu cầu được xây theo logic vận hành: loại yêu cầu, bộ phận, ưu tiên, khu vực, mô tả chi tiết, người phụ trách đề xuất, hạn cần hỗ trợ, thông báo và tệp đính kèm.
Từ tạo yêu cầu, phân công, đang xử lý, chờ xác nhận đến hoàn tất đều được thể hiện theo từng bước để người dùng biết yêu cầu đang nằm ở đâu trong quy trình.
Ca sáng, chiều, tối không được xem như thông tin đứng riêng, mà được đặt vào dashboard để phản ánh trực tiếp tình trạng nhân sự và mức độ sẵn sàng của cửa hàng.
Các phần liên quan đến hàng hóa được tổ chức như một chuỗi vận hành có quan hệ với nhau, thay vì các module tách rời không phản ánh được luồng thực tế.
Hệ thống có lớp lọc theo cửa hàng để việc theo dõi yêu cầu, ca làm, điều chuyển hay hiệu suất xử lý phản ánh đúng bối cảnh của từng địa điểm thay vì chỉ có một góc nhìn chung chung.
Các thao tác như tìm theo mã phiếu, in phiếu kiểm kê hay xuất báo cáo ngày được đặt vào đúng luồng vận hành để đội ngũ không phải làm bằng tay qua nhiều bước rời rạc.
Quản lý cửa hàng, kho, hậu cần hay nhân sự không nhất thiết dùng giống nhau, nên hệ thống được tổ chức theo hướng ai cần gì thì thấy rõ phần đó hơn.
Những chỉ số như tổng yêu cầu, hoàn tất, đang xử lý, quá hạn và tỷ lệ hoàn thành được hiển thị rõ hơn để người quản lý có cơ sở đánh giá ngày vận hành đó đang ổn hay chưa.
Với một hệ thống vận hành cửa hàng, giá trị lớn không chỉ là số liệu tổng quan, mà là khả năng khiến từng yêu cầu, từng ca làm và từng bước xử lý đều có người thấy, có người nhận và có người hoàn tất.
Business Impact
Doanh nghiệp nhận được gì sau khi triển khai
Người quản lý có thể thấy nhanh tình trạng công việc, yêu cầu, ca làm và các đầu việc cần chú ý mà không phải hỏi lại từng bộ phận.
Các vấn đề phát sinh được đưa vào một quy trình có trạng thái và người phụ trách rõ ràng hơn, giảm tình trạng báo miệng rồi bị quên mất.
Nhờ có ưu tiên, khu vực, hạn xử lý, người phụ trách đề xuất và tệp đính kèm, đội ngũ tiếp nhận có thể vào việc nhanh hơn thay vì phải hỏi lại nhiều lần.
Từ thu ngân, kho, hậu cần đến quản lý đều có thêm một cách làm việc chung để nhìn yêu cầu và xử lý theo cùng một quy trình.
Tình trạng ca làm được hiển thị rõ hơn giúp người quản lý sớm nhận ra ca nào đang thiếu người hoặc sắp có vấn đề về nhân sự.
Những việc liên quan đến hàng hóa không còn là các đầu việc rời rạc, mà được gắn vào cùng logic vận hành để dễ theo dõi và phối hợp hơn.
Việc lọc và quan sát theo từng cửa hàng giúp người quản lý nhìn ra địa điểm nào đang có vấn đề và cần hỗ trợ nhiều hơn trong ngày.
Các thao tác như tìm mã phiếu, in phiếu hay xuất báo cáo được đưa vào hệ thống giúp giảm bớt việc tổng hợp tay ở cuối ngày hoặc cuối ca.
Các chỉ số hoàn thành, đang xử lý, quá hạn và tỷ lệ hoàn thành giúp việc nhìn lại chất lượng vận hành trong ngày trở nên cụ thể và thực tế hơn.